POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

1. INTRODUCCIÓN 

EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S., identificada con NIT. 860.531.396-1 en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y las normas concordantes sobre la materia, protege los datos personales de todos sus empleados, prestadores de servicios, clientes, proveedores, y de todos aquellos que de una u otra manera se encuentran vinculados con la empresa. Por ello, dando alcance al derecho fundamental que tienen todas las personas a proteger su intimidad personal y familiar, al buen nombre y a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellos en bancos de datos y en archivos de las entidades públicas y privadas.

2. OBJETIVO 

Dar a conocer a todos nuestros empleados, clientes, proveedores, accionistas y, en general, a todos los agentes que intervienen en el desarrollo del negocio las políticas de tratamiento de datos, así como el manejo de cookies, garantizando el derecho que tienen para conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas y que repose en las bases de datos o archivos de la Editorial Libros y Libros S.A.S., en cumplimiento de los derechos, libertades y garantías a que se refieren los artículo 15 y 20 de la Constitución Política de 1991, y las leyes 1581 de 2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013 y el decreto 1074 de 2015.

3. ALCANCE 

Esta política aplica para accionistas, clientes, miembros de la junta directiva, candidatos en proceso de selección, trabajadores, contratistas, hijos de los trabajadores y/o proveedores de bienes y servicios y, en general, todos los que se
encuentren en las bases de datos de la Editorial Libros y Libros S.A.S.

En el mismo sentido, aplica a todas las bases de datos, sitios web y archivos de información personal que estén en poder de la Editorial Libros y Libros S.A.S. y que se encuentren dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012, el Decreto
1373 de 2013, el Decreto 1081 de 2015 y las demás normas que lo modifiquen o reglamenten.

4. DEFINICIONES

  • Autorización. Es el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Base de datos personales. Conjunto organizado de información personal, que puede ser objeto de tratamiento, fácilmente accesible, gestionada y actualizada con la autorización del titular que la haya proporcionado.
  • Dato personal. Información que identifica o puede hacer identificable a una persona, tales como nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número de teléfono, estado civil, imagen y datos biométricos.
  • Cliente. Persona natural o jurídica, pública o privada con quien la entidad establece una relación comercial.
  • Dato privado. Es la información que, por su naturaleza íntima o reservada, solo es relevante para el titular.
  • Dato público. Es la información que no es semiprivada, privada o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, lo relacionado con el estado civil de las personas, la profesión u oficio y su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos de la misma índole, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no sean objeto de reserva.
  • Dato semiprivado. Se refiere al dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como la información financiera y crediticia de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1266 de 2008.
  • Dato sensible. Información que afecta la intimidad del titular y cuyo uso indebido puede propiciar situaciones de discriminación. Son datos sensibles aquellos que revelen las convicciones políticas, religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, así como la información relacionada con la salud, la vida sexual y datos biométricos.
  • Encargado del tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que, por sí misma, o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable de ese tratamiento. Para el caso en concreto, será cualquier tercero designado por la entidad que realice el tratamiento de datos por su cuenta y en nombre de la entidad. En los eventos en que el responsable no ejerza como encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el encargado.
  • Oficial de privacidad o encargado del tratamiento. Será un profesional de alto nivel, quien tendrá bajo su responsabilidad el desarrollo de las políticas requeridas para la protección de los datos personales, la implementación de buenas prácticas, así como la responsabilidad de advertir los riesgos asociados al tratamiento de datos personales.
  • Candidatos. Persona natural que se postula para alguna de las vacantes de la Editorial Libros y Libros S.A.S.
  • Colaboradores / Trabajadores / Empleados. Persona Natural que está vinculada a la Editorial Libros y Libros S.A.S. por medio de un contrato
    laboral.
  • Proveedores. Persona natural o jurídica que suministra o abastece de productos, bienes o servicios a la Editorial Libros y Libros S.A.S.
  • Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la política de tratamiento de información que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Transferencia. La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que, a su vez, es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión. Tratamiento de datos personales que implica su comunicación dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento determinado por cuenta de la persona encargada (responsable).
  • Titular. Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento de datos. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
  • Responsable del tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada que, por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o su tratamiento.
  • Reclamo. Solicitud del titular de la información, de sus causahabientes, o de quien este autorice para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.
  • Transferencia. La transferencia de datos se lleva a cabo cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor ubicado dentro o fuera de Colombia, que, a su vez, es responsable del tratamiento.

5. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

La Editorial Libros y Libros S.A.S. actúa como responsable del tratamiento de sus datos personales y hará uso de los mismos de conformidad con el objeto y finalidad descritos en esta política. Los datos del responsable del tratamiento son los siguientes:

NOMBRE: EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S.

NIT. 860.531.396-1

DOMICILIO: Bogotá, D.C.

DIRECCIÓN: Calle 15 No. 68D- 52.

CORREO ELECTRÓNICO: notificaciones@lyl.com.co.

TELÉFONO: 601 7050250.

6. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

El tratamiento que Editorial Libros y Libros S.A.S. les dé a los datos tendrá exclusivamente las siguientes finalidades:

  • Administrar y gestionar los servicios ofrecidos por Editorial Libros y Libros S.A.S., en los cuales el titular decida registrarse.
  • Administrar la información de los funcionarios, contratistas, terceros y visitantes para el cumplimiento de los fines de Editorial Libros y Libros S.A.S.
  • Enviar por medios tradicionales y electrónicos información relacionada con los proyectos, programas o servicios de Editorial Libros y LibrosS.A.S., de conformidad con las solicitudes realizadas a esta.
  • Suministrar información a terceros con los cuales Editorial Libros y Libros S.A.S. tenga relación contractual y sea necesario entregarla para el cumplimiento del objeto contratado.
  • Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluido el pago de las obligaciones que de allí se deriven.
  • Venta de los productos que comercializa la empresa.
  • Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
  • Evaluar la calidad del servicio.
  • Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
  • Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y, de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, realizados por Temis S. A., y/o por terceras personas.
  • Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral.
  • Soportar procesos de auditoría interna o externa.
  • Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de Editorial Libros y Libros S.A.S.

7. PRINCIPIOS APLICABLES

Editorial Libros y Libros S.A.S. aplicará los principios que se enuncian a continuación, para el debido tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales.

  • Legalidad. El tratamiento de datos se realizará de acuerdo con las disposiciones legales vigentes y, en especial, teniendo en cuenta lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
  • Finalidad. El tratamiento de datos tendrá una finalidad legítima específica, y será informada previamente al titular.
  • Libertad. El tratamiento de datos se realizará previa autorización expresa del titular.
  • Veracidad o calidad. La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Transparencia. El titular de los datos personales podrá, en cualquier momento y sin restricciones, obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
  • Acceso y circulación restringida. El tratamiento de los datos personales solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por quienes autorice la ley.
  • Seguridad. La información sujeta a tratamiento será debidamente manipulada y se aplicarán todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales se comprometen a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende dicho tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas la ley.

8. DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular de los datos personales tiene derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar los datos personales sobre los cuales EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S. ejerce el tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Para el efecto, es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del titular.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S., salvo que se trate de uno de los casos en los que no es necesaria la autorización, de conformidad con la ley.
  • Ser informado por parte de la EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al tratamiento de sus datos personales.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S. ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
  • Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.
  • Responder, facultativamente, las preguntas que versen sobre datos personales sensibles o de menores de edad. Por tratarse de datos de la índole anotada, el titular no está obligado a autorizar su tratamiento.

Los derechos anteriormente descritos podrán ser ejercidos por las siguientes personas:

  • Por el titular de los datos personales.
  • Por sus causahabientes, previa acreditación de tal calidad.
  • Por el representante y/o apoderado, previa acreditación de tal calidad.
  • Otro a favor o para el cual el titular hubiera estipulado.

9. DEBERES DE EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S. COMO RESPONSABLE DE LOS TRATAMIENTOS DE DATOS PERSONALES

EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S. reconoce que los datos personales son de propiedad de los titulares y que solamente ellos pueden decidir sobre los mismos. Para el uso debido de dichos datos, se atenderán con los deberes previstos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, y demás normas concordantes.

El responsable de los tratamientos de datos deberá:

Respecto del titular del dato:

  • Garantizarle, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por él.
  • Informarlo debidamente sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad descritas en el presente manual para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Adoptar las medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta.
  • Exigir al responsable de los tratamientos de datos, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos que formule conforme a lo estipulado en la ley y en el presente manual.
  • Informar al responsable del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte de él, una vez se haya presentado la reclamación y sin finalizar el trámite respectivo.
  • Informar a su solicitud sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información que le compete.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Usar el tratamiento de datos personales solo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultada debidamente y respetando, en todo momento, la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

10. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S., en calidad de responsable del tratamiento de datos personales y con el fin de ejecutar adecuadamente sus actividades comerciales y fortalecer las relaciones con terceros, recopila, almacena, utiliza, circula, transmite, transfiere, actualiza, rectifica y suprime datos personales, incluyendo datos sensibles, correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como trabajadores, clientes, proveedores, distribuidores, accionistas, acreedores y deudores a nivel nacional e internacional.

Igualmente, EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S. protege la privacidad de los datos sensibles de los titulares de la información, entendiendo estos como aquellos que afectan su intimidad o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relacionados con la salud, la vida sexual y los datos biométricos a nivel nacional e internacional.

10.1 Tratamiento de datos

De acuerdo con los límites establecidos por la ley, EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S. deberá tener en cuenta:

  • Que el titular de los datos otorgue su autorización expresa para realizar el tratamiento de los mismos, salvo en los casos que por ley no sea requerida dicha autorización.
  • Que el tratamiento sea ineludible, a fin de velar por el interés vital del titular de los datos cuando este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar
    su autorización.
  • Que el tratamiento se efectúe en razón de actividades legítimas y con las respectivas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otra entidad sin ánimo de lucro, que tenga finalidad política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que solo hagan referencia a sus miembros o a las personas que mantengan contacto regular por razón de la finalidad. En este caso, los datos solo se pueden enviar a terceros con autorización del titular.
  • En caso de solicitud de los datos por parte de entidades públicas, estos deben ser necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  • Implementar las medidas necesarias cuando el tratamiento de datos tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

10.2 Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes

  • El tratamiento de este tipo de datos personales requiere de un especial respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
  • El uso de los datos personales de niños, niñas y adolescentes queda prohibido en la compañía, salvo cuando se trate de información de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los parámetros y requisitos de responder y respetar los derechos fundamentales y el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  • En virtud de lo anterior, y en caso de que EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S. llegue a tratar datos personales de niños, niñas y adolescentes, incluidos datos sensibles, deberá contar con autorización expresa de sus
    padres o representantes legales. En caso de solicitud de los datos por parte de entidades públicas, estos deben ser necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  • En el evento de que un menor suministre sus datos sin presencia de sus padres, EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S. utilizará esa información para contactar al padre o tutor con el fin de obtener la respectiva autorización a que hubiere lugar. Si no es posible establecer contacto dentro de 5 días hábiles o no se obtiene la autorización por parte del padre o del tutor, EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S. procederá a eliminar la información del menor de sus bases de datos.

11. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

De acuerdo con la normatividad vigente, el tratamiento que dará la EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S., a los datos personales requiere de una autorización previa e informada del titular, la cual se obtendrá por cualquier medio, con antelación al tratamiento, y podrá ser objeto de consulta posterior, excepto en los casos expresamente excluidos por la ley. La EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S. obtendrá la autorización antes mencionada, mediante el uso de formatos de solicitud de autorización físicos, de audio o digitales, en los cuales se informará al titular:

  • El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
  • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de menores de edad.
  • Los derechos que le asisten como titular y los canales de atención.
  • La identificación, la dirección física o electrónica y el teléfono de la EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S. La compañía conservará de manera física y/o digital las autorizaciones diligenciadas por los titulares, para atender solicitudes de los mismos o de las entidades de control.

11.1 Casos en que no se requiere autorización

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el registro civil de las personas.

11.2 Revocatoria de la autorización

Todo titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de estos siempre que no lo impida una disposición legal o contractual.

Existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse:

  • Sobre la totalidad de finalidades consentidas, lo que significa que EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S., debe dejar de tratar por completo los datos del titular.
  • Sobre ciertas finalidades consentidas. En este caso, EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S., deberá dejar de tratar parcialmente los datos del titular. Se mantienen, entonces, otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

11. ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los titulares o sus causahabientes tienen derecho a acceder a sus datos personales y a los detalles de dicho tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos.

Los canales implementados para garantizar el ejercicio de dichos derechos, a través de la presentación de la solicitud respectiva, son:

  • Comunicación escrita dirigida a la oficina de la compañía ubicada en la Calle 15 No. 68D- 52, Bogotá, D. C., Colombia.
  • Solicitud presentada al correo electrónico: notificaciones@lyl.com.co
  • Comunicación telefónica: 601 705 02 50

Luego de recibida la solicitud por los medios establecidos, EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S. tendrá diez (10) días hábiles (desde la recepción del requerimiento) para dar contestación al titular de la información. En caso de que no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso, podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12.1 Revocatoria de la autorización

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar sus datos personales que reposan en la base de datos. En consecuencia, EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S. garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares toda la
información contenida en el registro individual. El procedimiento de consulta se sujetará a las siguientes reglas:

  • El titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada.
  • La consulta y/o petición deberá solicitarse a través de los canales descritos en el numeral 13 de este manual.
  • La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.
  • Si la consulta y/o petición realizada por el titular del dato resulta incompleta, EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S. informará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.

12.2 Revocatoria de la autorización

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S. deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar una solicitud, que se sujetará a las siguientes reglas:

  • El titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro.
  • Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada.
  • La solicitud de queja y/o reclamo deberá solicitarse a través de los canales descritos en el numeral 13 de este manual.
  • La solicitud de queja y/o reclamo debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.
  • Si la solicitud de queja y/o reclamo se presenta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información demandada, se entenderá que ha desistido de su solicitud.
  • El término máximo para atender esta solicitud será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no es posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual, en ningún caso, podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13. SUPRESIÓN DE DATOS

El titular de los datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar la supresión de su información cuando:

  • Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstos en la normativa vigente.
  • Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  • Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recaudados.

La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.AS.; sin embargo, el derecho de supresión no es un derecho absoluto, y el responsable del tratamiento de datos personales puede negar el ejercicio del mismo cuando:

  • El titular de los datos tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  • La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por él.

14. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S., en aplicación del principio de seguridad en el tratamiento de datos personales, proporcionará las medidas administrativas y tecnológicas que sean necesarias para proveer seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. No obstante lo anterior, EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S., no garantiza la seguridad total de su información ni se hace responsable por cualquier consecuencia de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la base de datos o a los archivos en los que reposan los datos personales objeto de tratamiento.

15. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S. podrá entregar los datos personales a terceros no vinculados a la entidad cuando:

  • Se trate de contratistas en ejecución de cualquier tipo de contratos para el desarrollo de las actividades de la sociedad.
  • Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.

En todo caso, cuando EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S. desee enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:

  • Los alcances y finalidades del tratamiento.
  • Las actividades que el encargado realizará en nombre de la sociedad.
  • Las obligaciones que debe cumplir el encargado respecto del titular del dato y la compañía.
  • El deber del encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la ley colombiana y la presente política.
  • La obligación del encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos, así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.
  • Una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas tanto por la sociedad como por el encargado de los datos en su lugar de destino.

EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S. no solicitará la autorización cuando latransferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la ley y sus decretos reglamentarios.

16. NORMATIVIDAD VIGENTE

La política de tratamiento de datos personales rige a partir del 22 de junio de 2017 y estará sujeta a lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes que lo modifiquen o reformen. Igualmente, la vigencia de esta política estará sometida a la finalidad del tratamiento de los datos personales de la Compañía.

17. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EN EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S.

17.1 Responsables

El responsable de la base de datos y/o su tratamiento, es la persona que define los fines y los medios del tratamiento de datos personales y garantiza el cumplimiento de los requisitos de ley.

EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S. designa como responsable del tratamiento de datos personales al área de la dirección administrativa, ente que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia encargada del tratamiento, dependencias que, una vez reciban estas comunicaciones, deberán dar el trámite respectivo, cumpliendo con lo establecido en la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

17.2 Responsables

EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S. actuará como responsable del tratamiento de datos personales. Entretanto, las distintas dependencias actuarán como encargados del tratamiento de datos personales.

Encargados por dependencias, internos y externos.

BASE DE DATOS ENCARGADO
Empleados Jefe de gestión humana
Proveedores Jefe de compras
Cartera Jefe de cartera
Clientes página web Jefe de cartera
Plataforma Sabios Coordinador soporte técnico
Miig Coordinador soporte técnico
Carpe Diem Gerente de servicios educativos
Videovigilancia Jefe de gestión humana
Control ingreso Jefe de gestión humana


17.3 Clasificación de la base de datos

EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S., clasifica sus bases de datos, así:

Empleados:
Base de datos que contiene datos de personas naturales que se vinculan laboralmente con la compañía. El tratamiento de los datos personales tiene como fin dar cumplimiento a las obligaciones laborales de la EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S, en relación con el pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o en la ley.

Proveedores:
Base de datos que contiene datos de las personas naturales y jurídicas que mantienen un vínculo contractual y comercial con la EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S., para la adquisición de servicios y bienes demandados para su normal funcionamiento. Esta base de datos tiene como finalidad el desarrollo del objeto social de la EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S., y de sus relaciones contractuales.

Cartera:
Base de datos que contiene información de las personas naturales y jurídicas que mantienen un vínculo contractual y comercial con la EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S. Esta base de datos tiene como finalidad el desarrollo del ejercicio de la gestión profesional de la cartera de clientes de la compañía.

Clientes página web:
Base de datos que contiene información de las personas naturales y jurídicas que realizan transacciones en la página web para la adquisición de productos que distribuye y comercializa EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S. A su vez, contiene los datos de las personas naturales y jurídicas que solicitan algún tipo de información sobre la empresa, o realizan comentarios, formulan quejas, reclamos y/o sugerencias.

Plataforma Sabios:
Base de datos que contiene información de las personas naturales que ingresan a la plataforma con el fin de comunicar, interactuar y hacer seguimiento de las actividades escolares.

MIIG:
Base de datos que incluye información de contacto de las personas de los colegios que tienen convenios con EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S., o que podrían vincularse a ella.

Carpe Diem:
Base de datos de los rectores y coordinadores estudiantiles de los colegios que están en fase de implementación o presentación del proyecto Carpe Diem, enfocado en lograr la sostenibilidad de los centros educativos.

Videovigilancia:
Base de datos de aquellas personas que ingresan a la EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S., en calidad de trabajadores o visitantes, con fines de seguridad.

Control ingreso:
Base de datos de ingreso y salida de los empleados, de las instalaciones de la EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S.
 

18. VIGENCIA
El presente política de tratamiento de la información y protección de datos personales rige a partir del 01 de agosto de 2023 y deroga cualquier versión anterior.

Las bases de datos en las que se registra información personal tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice su contenido para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades y/o se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, esta será eliminada de nuestras bases de datos.


[1] Esta base de datos aún no está activa en la Editorial pero se incluye con el fin que los titulares conozcan que en un futuro se realizará el almacenamiento a través de un tercero.  

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